مدیریت ساختمان و خدمات سرویس و نگهداری ساختمان
با گسترش شهرها و افزایش تعداد آپارتمان‌ها، همچنین روی‌آوردن اغلب افراد به زندگی آپارتمان‌نشینی، مدیریت ساختمان‌ها و نگهداری آن‌ها باعث ایجاد سمت‌های گوناگونی شده که در این مطلب قصد داریم دربارهٔ وظایف مدیر ساختمان توضیح دهیم:
مدیر ساختمان چه کسی است؟
برای این‌که بهتر با سِمت مدیریت ساختمان آشنا شویم، ابتدا باید مفهوم مجمع‌عمومی ساختمان را بدانیم. بر اساس قانون تملّک آپارتمان‌ها، در هر ساختمان مجمع‌عمومی مالکان، از تمامی مالکان واحدهای آپارتمانی تشکیل می‌شود و مدیر ساختمان مسئول اداره، حفظ ساختمان و اجرا کردن تصمیماتی است که در مجمع‌عمومی مالکان گرفته می‌شود.
مدیر ساختمان توسط چه افرادی انتخاب می‌شود؟
همان‌طور که گفتیم انتخاب مدیر ساختمان توسط مجمع‌عمومی مالکان صورت می‌گیرد؛ درواقع در هر ساختمانی که شامل مقررات قانون تملک آپارتمان‌ها باشد، باید توسط مجمع‌عمومی، یک نفر به‌عنوان مدیر ساختمان انتخاب شود. این مدیر ممکن است از بین اعضای ساختمان باشد یا حتی شخصی از خارج ساختمان انتخاب شود.
معمولاً به این صورت است که یکی از مالکین به‌عنوان مدیر ساختمان انتخاب می‌شود؛ اما مستأجر هم می‌تواند به این عنوان انتخاب شود و انتخاب شخصی غیر از اعضای ساختمان هم منع قانونی ندارد؛ به همین دلیل شرکت مدیریت ساختمان شکل‌گرفته تا خدمات نگهداری ساختمان و مدیریت آن را بر عهده بگیرد.
حقوق و مزایای مدیر ساختمان
از آن‌جا که مدیریت ساختمان مسکونی اداری تجاری فرقی ندارد و همگی وظایف سنگین و زیاد اجرایی و حقوقی دارد، نیازمند دریافت حقوق و یک سری مزایا است. میزان حقوق مدیر بر اساس قانون کار تعیین می‌شود و قرارداد این کار بین دو طرف مدیر و هیئت مدیره، انعقاد می‌شود. مدیر می‌تواند در کنار حقوق، بیمه هم دریافت کند. در برخی ساختمان‌ها، هیچ قراردادی در این بازه امضا نمی‌شود و مدیر نمی‌تواند برای خودش حقوق تعیین کرده و بدون اطلاع مجمع عمومی، این مبلغ را از هزینه‌ها برداشت کند. معمولاً در بسیاری از ساختمان‌ها، مدیر مبلغ شارژ کم‌تری پرداخت می‌کند و در مقابل، تقاضای حقوق و مزایا نمی‌کند؛ ولی داشتن حقوق و مزایا، به دلیل وظایف سنگینی که مدیر دارد، از حقوق وی محسوب می‌شود. نکته مهمی که دراین‌خصوص وجود دارد این است که اگر از شرکت مدیریت ساختمان کمک می‌گیرید، باید بدانید که همه چیز باید طبق قوانین وزارت کار تنظیم شود تا به مشکل برنخورید.
مجمع عمومی ساختمان چیست و به چند نفر نیاز دارد؟
مجمع عمومی ساختمان باید حداقل سالی یک‌بار به ریاست مدیر ساختمان، برای تعیین مدیر جدید برگزار شود. اگر مدیر یا هیئت‌مدیره یا حداقل سه نفر از اعضای ساختمان درخواست اجرای جلسه فوق‌العاده‌ای را داشته باشند، مجمع‌عمومی می‌تواند این جلسه فوق‌العاده را برگزار کند. مدیر ساختمان موظف است که مکان و زمان این جلسه را به اطلاع اعضای دیگر ساختمان برساند. جلسه مجمع‌عمومی برای انتخاب مدیر ساختمان برگزار می‌شود. در جلسهٔ مجمع‌عمومی، باید حداقل نصف مالکین ساختمان یا نمایندگان آن‌ها حضور داشته باشند و اگر تعداد افرادی که در این جلسه شرکت می‌کنند از حدنصاب کم‌تر باشد، زمان برگزاری جلسه به 15 روز بعد موکول می‌شود.
اگر در جلسه دوم هم تعداد شرکت‌کنندگان به حدنصاب نرسد، مجددا زمان برگزاری جلسه به 15 روز بعد موکول می‌شود؛ ولی در جلسه سوم تعداد اعضای شرکت‌کننده مهم نیست و جلسه به‌صورت رسمی برگزار می‌شود. وقتی که دو سوم از اعضای مجمع به مصوبات مجمع‌عمومی رأی مثبت داده باشند، مصوبات، قانونی و رسمی است و مدیر انتخابی ساختمان موظف است که تصمیم‌های گرفته شده در مجمع‌عمومی را صورت‌جلسه کرده و آن‌ها را بایگانی کند. اگر در جلسات مجمع عمومی نماینده یک مالک به‌جای خودش شرکت کند، وظیفه مدیر ساختمان این است که وکالت‌نامه نماینده را بررسی کند؛ در صورت رسمی بودن نماینده می‌تواند در جلسه شرکت کند.
وظایف مجمع عمومی ساختمان چیست؟
مجمع عمومی ساختمان وظایفی دارد که مهم‌ترین آن به شرح زیر است:
- انتخاب مدیر شایسته یا هیئت‌مدیره
- ارزیابی عملکرد هیئت‌مدیره یا مدیر ساختمان
- تصویب و تغییر دادن مقررات ساختمان بر اساس مقررات و قانون کشور
- تصمیم‌گیری درمورد شیوه پس‌انداز برای انجام کارهایی مثل سرویس تاسیسات ساختمان و یا خدمات نگهداری ساختمان
- تصمیم‌گیری درمورد شیوهٔ صحیح اداره ساختمان
- تصویب گزارش در مورد هزینه‌ها و درآمد سالانه ساختمان
- تفویض اختیار به مدیر در خصوص عقد قراردادهای لازم (مانند قرارداد با نگهبان) برای ادارهٔ بهتر ساختمان
تفویض اختیار به معنی واگذاری مسئولیت تصمیم‌گیری به مقام زیردست است.
وظایف مدیر ساختمان بر اساس قانون چیست؟
مدیر ساختمان وظایف زیادی دارد و به‌نوعی این کار یک شغل تمام‌وقت محسوب می‌شود؛ به همین جهت بسیاری از آپارتمان‌ها برای خدمات نگهداری ساختمان از شرکت مدیریت ساختمان کمک می‌گیرند تا همه وظایف به‌درستی و در چارچوب قوانین انجام گردد. اصلی‌ترین وظایف مدیر ساختمان در 16 مورد که در زیر گفته‌ایم خلاصه می‌شود:
1. حفظ امنیت و ادارهٔ ساختمان
به این معنی است که تمام فعالیت‌ها و اقدامات مدیر یا هیئت‌مدیره، باید در راستایی باشد که ساختمان از خرابی و آسیب‌دیدن حفظ شود و همین‌طور اجرای تصمیماتی که در مجمع‌عمومی دراین‌خصوص گرفته می‌شود هم به عهده مدیر ساختمان است.
2. حفظ و نگهداری از سرویس تاسیسات ساختمان
وظیفه نگهداری از تاسیسات برقی و گرمایشی و آسانسور و ... بر عهده مدیر ساختمان است.
3. تعیین شارژ ماهانه هر واحد و دریافت آن
مدیر ساختمان وظیفه دارد که شارژ هر واحد را تعیین کند و آن را در زمان مقرر از مالکین دریافت کند. تعیین میزان شارژ به روش‌های گوناگون انجام می‌شود، مانند: شارژ ثابت، شارژ بر اساس نفرات، شارژ بر اساس متراژ، طبقه سکونت مالک یا مستأجر و دیگر شرایط ساختمان؛ اما این‌که شارژ ساختمان به چه روشی محاسبه می‌شود از تصمیمات هیئت‌مدیره و مدیر ساختمان است.
4. ارسال اظهارنامه به مالکین بدهکار
اگر مستأجران یا مالک ساختمان حق شارژ خود را به هر دلیلی پرداخت نکند، مدیر یا هیئت‌مدیره باید این بدهی را از طریق یک اظهارنامه به اطلاع او برساند. باید توجه شود که اطلاع دادن بدهی از طریق نامه‌های معمولی یا چسباندن اطلاعیه به تابلوی اعلانات وجهه قانونی ندارد و در مراجع قضایی به‌هیچ‌وجه قابل‌پیگیری و استناد نیست. مدیر باید اظهارنامه را روی فرم‌های مخصوصی که از دادگاه تهیه می‌شود در سه نسخه ثبت، تنظیم و امضا کند. در مرحله بعد باید این اظهارنامه را در دادگاه ثبت کند و مبلغ بدهکاری توسط مأمور ابلاغ دادگاه به اطلاع مالک برسد، همچنین در اظهارنامه باید ریز مطالبه به‌صورت جزءبه‌جزء آورده شود. مدیر همچنین علاوه بر تقاضای اجرائیه می‌تواند از راه طرح دعوی در دادگاه نیز نسبت به پرداخت بدهی مالک جهت وصول مطالبات ساختمان اقدام کند.
5. عدم ارائه خدمات به مالک بدهکار
پس از این‌که مالک بدهکار، اظهارنامه را دریافت کرد، 10 روز مهلت دارد تا بدهی‌اش را پرداخت کند؛ درصورتی‌که بدهی پرداخت نشد، مدیر ساختمان طبق قانون اجازه دارد از ارائه خدمات به آن واحد خودداری کند. به طور مثال می‌تواند آب، برق، گاز و غیره را قطع کنید تا مالک بدهی خود را پرداخت کند. توجه کنید که مدیر اجازه ندارد قبل از رسیدن اظهارنامه به دست مالک، خدمات را قطع کند؛ در این صورت مالک حق اعتراض دارد.
6. تقاضای اجرائیه برای وصول مطالبات
اگر بعد از ارسال اظهارنامه توسط مدیر به مالک، بدهکار همچنان بدهی‌اش را پرداخت نکرده باشد، مدیر این حق را دارد که تقاضای صدور اجرائیه کند؛ برای این منظور دفتر اسناد رسمی اجرائیه را صادر می‌کند و معادل بدهی بدهکار اموالش ضبط شده و پس از ارزیابی قیمت اموالش به حراج گذاشته می‌شود. همچنین درآمد کسب شده از حراج صرف وصول طلب ساختمان از مالک بدهکار می‌شود.
7. بیمه ساختمان در برابر آتش‌سوزی یا زلزله
همان‌طور که گفتیم یکی از اصلی‌ترین وظایفی که مدیر یا هیئت‌مدیره دارند، محافظت از ساختمان است و یکی از مهم‌ترین اموری که به حفاظت مرتبط می‌شود، بیمه ساختمان در برابر آتش‌سوزی و زلزله است؛ مدیر یا هیئت‌مدیره باید به‌تناسب زیربنای سهمی که هر واحد دارد هزینه بیمه آتش‌سوزی را محاسبه و دریافت کرده و اقدام به بیمه ساختمان نماید. درصورتی‌که حادثه‌ای رخ دهد و ساختمان بیمه نباشد، جبران خسارت‌های مالکین برعهده مدیر یا هیئت‌مدیره ساختمان خواهد بود.
8. بازسازی ساختمان
اگر طی جلسات مجمع عمومی، طرح بازسازی ساختمان تصویب شود، مدیر ساختمان وظیفه اجرا و نظارت بر تمام مراحل را دارد.
9. درخواست تخلیه برای مالکینی که در روند بازسازی اخلال ایجاد می‌کنند
ازآنجا که تصمیمات مجمع عمومی، وابسته به نظر همه افراد نیست و با رأی اکثریت گرفته می‌شود، ممکن است برخی از مالکین علاقه‌ای به بازسازی ساختمان نداشته باشند و با تخلیه نکردن واحد خود، در روند بازسازی اخلال ایجاد کنند. مدیر ساختمان در چنین مواردی می‌تواند از دادگاه دستور تخلیه بگیرد.
10. درخواست تعیین کارشناس قبل از بازسازی ساختمان از وزارت مسکن و شهرسازی
اگر برخی از اعضای ساختمان به هر دلیلی فکر کنند که ساختمان نیازمند بازسازی و تعمیر است و عده از مالکان هم مخالف این کار باشند، مدیر باید از وزارت مسکن و شهرسازی درخواست کارشناس کند. پس از بررسی کارشناسان (معمولاً 3 کارشناس) درصورتی‌که امنیت ساختمان تأیید نشود، بازسازی ساختمان تصویب می‌شود.
11. بررسی اعتراضات ساکنین ساختمان
اگر هرکدام از ساکنان در مورد نحوه مدیریت، سرویس تاسیسات ساختمان، میزان و تاریخ شارژ پرداختی خود اعتراضی داشته باشد، می‌تواند به مدیر ساختمان مراجعه کند؛ مدیر نیز موظف است به شکایت فرد رسیدگی کنند. به‌عنوان‌مثال ممکن است یکی از مستأجران که از خانه استفاده نمی‌کند، به این قانون اعتراض کند. اگر بخواهیم به‌صورت قانونی به این قضیه نگاه کنیم، فرقی نمی‌کند که از ساختمان استفاده شود یا نه درهرصورت باید شارژ ساختمان توسط مستأجر پرداخت شود. مدیر ساختمان یا هیئت‌مدیره باید طبق شرایط ساختمان، هزینه‌های مربوطه و شرایط ساکنین تصمیم بگیرد که مستأجر باید شارژ را پرداخت کند یا نه.
12. صورت‌جلسه مجمع عمومی و نگهداری آن
مدیر وظیفه دارد که تمام تصمیمات مجمع عمومی را در قالب صورت‌جلسه بنویسد تا تمام اعضای حاضر مجمع آن را امضا کنند. لازم به ذکر است که تمامی صورت‌جلسات مجمع عمومی، اعتبار و ارزش قضایی دارند و ازاین‌رو مدیر باید به‌خوبی از آن‌ها محافظت کند.
13. عدم تفویض مدیریت به اشخاص دیگر
مدیر یا هیئت‌مدیره معتمدان اعضای ساختمان هستند و بر اساس قانون تملک آپارتمان‌ها نمی‌توانند شخص دیگری را به‌جای خود بگذارند و مدیر باید تمامی وظایفش را شخصاً انجام دهد؛ البته اگر قرار است یک مدیر بیشتر از سه روز در ساختمان نباشد می‌تواند با هماهنگی با یکی از ساکنین اختیارات خود را به‌صورت کوتاه‌مدت به او تفویض کند.
14. اطلاع‌رسانی در مورد تصمیمات مجمع عمومی
یک هفته قبل از تشکیل مجمع عمومی، همه مالکان باید در جریان زمان جلسه قرار بگیرند؛ اما گاهی ممکن است عده‌ای نتوانند در جلسه شرکت کنند. مدیر ساختمان باید مواردی که مجمع عمومی به تصویب رسیده و تصمیماتی که اخذ شده را تا 10 روز پس از جلسه به اطلاع غایبان برساند.
15. اقدامات مربوط به فضای سبز
مدیر باید هرساله و در فصل‌های مناسب، اقدام به ساماندهی فضای سبز و باغچه و استخر و غیره بپردازد.
16. نظارت بر اقدامات سرایدار
درصورتی‌که ساکنین از عملکرد سرایدار ناراضی باشند، مدیر ساختمان اختیار کامل در مورد اخراج و تنبیه و حتی تشویق وی را دارد. تعیین مبلغ قرارداد اجاره ساختمان برای سرایدار و نحوه پرداخت آن بر عهده مدیر است.
گروه سرمایه گذاری و فنی مهندسی طاها - هلدینگ طاها
گروه طاها به مدیریت دکتر امین نعیم آبادی، از سال 1388 به‌عنوان یک بنیان‌گذاری شد و تجربه یک دهه فعالیت حرفه‌ای و تخصصی در بخش‌های خدمات نگهداری ساختمان و سرویس تاسیسات ساختمان را دارد. دکتر امین نعیم آبادی در گروه سرمایه‌‌گذاری و فنی مهندسی طاها توانسته به‌عنوان یکی از باکیفیت‌ترین و بهترین ارائه‌کنندگان خدمات نگهداری ساختمان بدرخشد. همان‌طور که قبلاً هم اشاره کردیم مدیریت ساختمان، دشواری‌هایی دارد که ممکن است یک فرد معمولی (ساکنین ساختمان که اطلاعاتی در این زمینه ندارد) نتواند به‌خوبی از عهده آن برآید. درست‌ترین اقدامی که می‌توان برای خدمان نگهداری ساختمان انجام داد، سپردن این وظیفه به یک شرکت مدیریت ساختمان معتبر مانند گروه طاها است.
بسیاری از شرکت‌هایی که در این زمینه فعالیت می‌کنند، اطلاعات حقوقی کاملی در این باره ندارند و در صورت ایجاد مشکلات جدی در ساختمان، دچار مشکل می‌شوند و نمی‌توانند آن را مدیریت کنند. در برخی از ساختمان‌ها، بنا بر تصمیم مالکان و ساکنین، برای هر بخش با یک فرد و یا شرکت قرارداد می‌بندند؛ در این موارد ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف بسیار دشوار و نظارت بر آن‌ها نیز نیازمند صرف زمان و انرژی زیادی است. برای جلوگیری از مشکلات احتمالی در این زمینه و مدیریت ساختمان به‌صورت حرفه‌ای و در تمام زمینه‌ها نظیر: سرایداری، فضای سبز، لابی من، تعمیر و نگهداری تاسیسات، آسانسور و غیره می‌توانید از معتبرترین شرکت فعال در این زمینه، گروه فنی مهندسی طاها کمک بگیرید. مدیریت بهره برداری مجتمع تجاری اداری مسکونی از جمله خدمات هلدینگ طاها https://holdingtaha.com می باشد.